Todos hemos sentido en algún momento de nuestras vidas, como personas trabajadoras, emprendedoras o empresarias que el día a día nos conquista todo nuestro tiempo.
Reuniones, informes, correos… Todos hemos sentido que al reloj se le acaban las horas.
Este no es un problema de estos tiempos, es una cuestión que lleva acosando a toda la humanidad por siglos. Sin embargo, la digitalización y las tecnologías de la comunicación han empeorado el asunto.
Muchas personas viven inundadas de información y compromisos improductivos o de poco valor añadido. Esto también se aplica a las empresas que al ir creciendo, alimentan procesos ineficientes y burocracias internas. Es normal, es la entropía, la tendencia del mundo al caos y al desorden.
Bueno si, esto está muy bien. Le pasa a todo el mundo y lleva pasando durante toda la historia, pero…
¿Qué podemos hacer?
La respuesta es muy antigua y sencilla. Además, todos la hemos escuchado alguna vez, mejora continua, kaizen, afilar el hacha, mejorar un 1%… hay muchas maneras de llamarlo.
En definitiva, mejorar cada día lo suficiente para poder contrarrestar la tendencia natural del mundo al desorden.
Qué bonito suena todo, no? y qué fácil! Pero ¿cómo lo aterrizamos? Cómo convertimos todas estas maravillosas palabras en resultados tangibles, en minutos liberados de cada una de nuestras apretadas agendas.
La respuesta es: metodología y tecnología. En EQTIC llevamos haciendo este proceso años, combinando las dos, tanto internamente como en los proyectos con nuestros partners estratégicos.
Por no desviarnos de la idea principal, os presentamos un ejemplo actual que hemos llevado a cabo internamente.
Tras el crecimiento de estos últimos años, el Área de Personas ha incrementado la necesidad de generar reportes, como cualquier empresa en crecimiento, la delegación y el control van evolucionando a sistemas y procesos cada vez más complejos.
En esta situación, el trabajo del Área de Personas es seleccionar al mejor talento posible, acompañarlo e integrarlo en la cultura de EQTIC.
Por lo tanto, el Área de Personas debe invertir la menor cantidad de tiempo en tareas que no sean su función principal, atraer, captar y cuidar al talento.
¿Cómo lo hemos solucionado?
Con tecnología.
¿Cómo?
Sí, con tecnología, en este caso nos hemos centrado en automatizar la creación y la distribución de reportes mediante la herramienta de bussines inteligence MS Power BI.
Con ella, integramos las diferentes fuentes de información, desarrollamos un dashboard que vamos mejorando en función de las necesidades y lo hemos publicado para que sea de fácil acceso a dirección.
Bueno y ¿qué implica esto?
Implica ese 1%, esa pequeña mejora. Hemos liberado horas al Área de Personas para que se puedan centrar en su misión, conseguir el mejor talento para EQTIC. Facilitando la comunicación de la información permitiendo a la dirección la revisión de los datos en tiempo real siempre que lo necesiten y mejorando la transparencia general de la compañía.
En definitiva, hemos rescatado varias decenas de minutos y en algunos casos horas que tenían que dedicar cada mes de las personas involucradas en todo el proceso.
Esto es la mejora continua, la consecución de estas pequeñas victorias contra la entropía. Robarle esos preciosos minutos, y segundos al reloj.
Algunos pensarán, es muy poco tiempo.
Si, es verdad, es muy poco tiempo. Pero ¿cuántas veces se repite? La mejora continua no es un sprint, es una maratón en la que cada segundo cuenta, ganar unos minutos en cada etapa es lo que te hace reducir el tiempo final.
Como el interés compuesto en las inversiones, tarde o temprano se convierte en exponencial. Los minutos liberados acaban convirtiéndose en horas, pero sobre todo en menos dolores de cabeza, en menos problemas y en menos preocupaciones.
Como me dijo una vez uno de mis mentores: “Si lo haces 2 veces, automatízalo”
En EQTIC estamos comprometidos con afilar nuestra hacha, ¿necesitas ayuda para afilar la tuya? Escríbenos
Post by Juan Cepero (Consultor EQTIC)